ZiZiの書き殴り妄想ノート

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タグ:Word

Word文書のちょうどいい位置で段を変える【知っ得!虎の巻】


段組を設定したとき、見出しなどが段の一番下に来てしまうことがあるが、これはあまりかっこうがいいとは言えない。そんな時は、見出しから次の段になるようにしてみよう。

■知っ得No.505 ちょうどいい位置で改段する
段の位置を設定するには、「段区切り」を使用する。次の段に送りたい部分の先頭にカーソルを置き、[ページレイアウト]タブで[ページ/セクション区切りの挿入]-[段区切り]を選択する(画面1)。
画面1 段を変えたい位置で[ページレイアウト]-[ページ/セクション区切りの挿入]-[段区切り]を選択する。

カーソル位置以降が次の段落に送られる(画面2)。
画面2 次の段に送られた。

改行を挿入して調整するよりも、簡単に段を変えられるこの方法、ぜひ覚えておいてもらいたい。

なお、段区切りをやめたいという場合は、「・・・・・・・・段区切り・・・・・・・・」と表示されている部分を削除すればいい。もしも表示されていないようならば、[ホーム]タブの[編集記号の表示/非表示]をクリックすれば表示されるようになる。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス
制作編集:エヌプラス
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Excelで数式を隠して結果だけを表示したい

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昨日のExcelまとめが思いがけずに好評だったのはお盆休み突入の初日だったからなのか、各地で最高気温を更新するような酷暑のためネットを見ている人が多かったためなのかは、いまいちわからなかったが、興味を持って下さった方々へ感謝の気持ちをお伝えしたい。また「文章中にWordのまとめとあるのにどこにもリンクはないじゃないか!」という問い合わせが多かったので本日、ここで紹介しておきたいと思う。大変申し訳なかった。

なお、Excelまとめの内容とは関係なく、昨日の文章中で紹介したIT系の派遣業務でどういった仕事があるのかという問い合わせが、意外に多かったので、筆者の経験で知る限りのことをここで紹介して返事とさせてもらいたい。ただ、具体的にどこの派遣会社でどういったメーカーの仕事というのは、守秘義務があり明確には返答できないので悪しからずご了承いただきたい。


■IT系の派遣業務あれこれ
IT系の派遣の種類として募集の多い肉体労働系はWordやExcelの知識は不要だ。たとえば企業や大学でPCをリプレースするようなケースがあったとして、まずその企業向けのPCを倉庫で梱包し直す作業がある。これは文字通りメーカーから届いたPCの梱包を開梱し、必要な機器だけにして管理票のシールを張り付けたら、再度梱包し直すという作業になる。物流会社関連の倉庫でずっと立ち仕事で、かなりハードだが手順さえ覚えてしまえば頭は使わない。交通費支給で日給8千~1万円程度。

次にそうした再梱包されたPCが届く先の企業や学校で、作業用に会議室1室を借り、そこに届いたPCを開梱して起動、専用のツール等をインストール、ネットワークのドメイン参加の設定、仮IDおよびパスワードの設定、セキュリティソフトのインストールまでを設定したら、再度梱包し各部署に届けるという作業。こちらはPCの設定およびネットワークの知識が必要になる。基本的にスーツ着用で立ち仕事、交通費別で日給1万円~1万2千円程度。

ほかにも企業の引っ越しで、まず引っ越し前の場所に行きPCを引っ越し用に梱包する作業、引っ越し業者が引っ越し先にPCを移動したら、PCの配置図を見ながら、開梱してPCを指示通りにセットアップするという作業などもある。いずれにせよWordやExcelの知識は不要だ。

いちばんきつかったのが、PCリサイクル作業、中古PCのクリーニングやノートPCのデータ消去作業。夏は温度が40度を超し、冬場は寒くてたまらないような倉庫の中でPCをせっせとクリーニングしたり、ノートPCのHDDを完全消去したりといった作業だ。正直筆者は二度とやりたくないと思った。服装自由で交通費別で日給8千円程度。

対してデスクワーク関連の派遣業務になると、WordやExcelの知識が必須となってくる。企業の正社員の下についてビジネス文書の作成や報告書の作成等を指示された通りに仕上げる。パワポが使えるとプレゼン資料などの作成も依頼されることがある。基本的には始業時間が朝9時で17時45分きっかりに上がれる。残業がある場合は、時給が1.5倍に跳ね上がる。交通費込みで日給が1万2千~1万5千円程度、こちらもスーツ着用となる。

この業務、仕事がないときは丸一日暇を持て余すほどで、WordやExcelさえできれば非常に楽な仕事だ。1週間の内、大半あくびをかみ殺すのに必死になること間違いない。これでお金をもらっていいのか? と申し訳なく思うような仕事である。

他にも、常駐して社員からのWordやExcelの質問に返答するヘルプデスク業務などもあり、給料は月給35万以上で応募が殺到する人気業務になっている。応募するにしても、派遣登録時のWordやExcelのスキルテストをクリアしないと、そもそも応募すらできないので、ここで紹介しているテクニックをマスターしておくといいだろう。

誤Wordの表で、ちょっとだけ入りきらない文字をセル内に収めるワザ
Wordで表を作成しているとき、1文字だけセル幅に収まらず、2行になってしまったなんてことはないだろうか? もちろんセル幅を広げれば文字は1行に収まるわけだが、横幅の問題で広げられない場合などに便利なワザを紹介しよう。


誤って編集されないWord文書を作成するには?
部署内で回覧する文書など、見てもらいたいけれども、勝手に編集されては困るものがある。こうした文書は、パスワードを入れないと編集できないようにしてしまおう。


Wordで行頭の『「』をピッタリ揃えるには?【知っ得!虎の巻】
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Wordの表の内容だけを残して罫線を削除するには?【知っ得!虎の巻】
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Wordファイルの日付を自動でラクラク挿入する【知っ得!虎の巻】
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Wordでうっかり保存し忘れちゃった文書を取り出す方法【知っ得!虎の巻】
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すでに一度名前を付けて保存した文書を、別の名前で保存し直したいときは、[ファイル]タブを開かなくてはならない。意外とこの作業を面倒に感じている人はいるのではないだろうか。そんな時に便利なのがショートカットキーだ。


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Wordの表の左端の列幅を変更し、残りの列幅を均等にする【知っ得!虎の巻】
Wordで表を挿入すると、すべての列幅が同じ状態で作成される。しかし、通常は項目名などが入る左端の列だけ少し大きめで、後は均等な表を作る場合が多いだろう。実は、ドラッグするだけで簡単にこのような表に変更することができる。


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WordやExcelに挿入した図を驚くほど簡単に編集する【知っ得!虎の巻】
Wordに写真などの図を挿入した場合、サイズの指定やトリミングといった編集は、[図ツール-書式]タブで行う。しかし、編集のたびに、いちいちタブを切り替えるのも面倒な話だ。実はもっと簡単な方法で編集することができるので、紹介しよう。


ExcelやWordで他人のデータを上書きしないようにするワザ【知っ得!虎の巻】
仕事関係で数人で確認するようなファイルを渡されたとき、ついうっかり上書保存してしまったなんてことがないだろうか。今回は、そんなミスを防ぐための方法を解説しよう。


Wordで原稿用紙のマス目に収まるように文字を書く【知っ得!虎の巻】
文章を原稿用紙で書く必要がある場合でもWordなら簡単だ。原稿用紙のマス目を設定しつつ、文字スタイルなども合わせて設定してくれるため、すぐに書き始めることができる。もちろんマス目も印刷してくれるから、あっという間に原稿ができあがるというわけだ。


いくつも開いたWord文書を一気に閉じる方法【知っ得!虎の巻】
いくつかのWord文書を同時に開いて作業をすることはよくある。これらの文書を閉じつつも、Word自体は終了させたくないという場合もあるはずだ。今回はその方法を紹介しよう。


WordやExcelで、開いているファイルがどこのファイルかを確認する【知っ得!虎の巻】
別々のフォルダーに保存されている似たような名前のファイルを開いて作業をしている場合、どっちがどのフォルダーのものだったかが分からなくなって困ることがある。そんな時、WordやExcelでは、簡単にそのファイルのフルパスを知る方法がある。


WordやExcelで、よく開くファイルを履歴から利用する!【知っ得!虎の巻】
WordやExcelで[ファイル]タブを開き、[最近使用したファイル]を選択すると、最近開いたファイルの一覧が表示される。ここから選ぶことで、簡単にファイルを開くことができるわけだが、実はこの一覧に、ある決まったファイルが必ず表示されるように設定することができる。


Wordでちょっとはみ出しちゃった文書を1ページに収めて印刷する【知っ得!虎の巻】
文書を作成し、いざ印刷、と思ったとき、ちょっとだけ次のページにはみ出してしまっている場合はどうしよう。そのまま印刷したのでは、ちょっとかっこ悪いし、紙の無駄にもなる。そんな時は、圧縮して1ページに収めてしまおう。


Wordに挿入した図や表に番号を振る(2)【知っ得!虎の巻】
Wordに挿入した図や表に番号を振る」で、図に番号を付ける「図表番号」の挿入方法を説明した。文書に図表を挿入した場合、それについての説明部分の文章に、同じ番号を付けたいと思うものだが、実はこの図表番号を参照する方法がある。


Wordに挿入した図や表に番号を振る(1)【知っ得!虎の巻】
Wordにいくつも図や表を挿入している時は、番号を振っておくと分かりやすい。とはいえ、1つ1つにテキストボックスを追加したりするのは面倒だし、体裁を揃えるのも大変だ。こんな時に便利なのが、「図表番号」という機能だ。


Wordで今書いている文章の文字数を知る【知っ得!虎の巻】
レポートや原稿など、文字数を指定されている文書を執筆している場合、実際、今何文字書いているかを知りたいと思うはずだ。ページの設定で1ページに入る文字数を設定しておけば、ある程度の目安にはなるだろうが、テキスト保存したら、次回読み込んだときには利用できない。実は簡単なコマンドが用意されているので、これを利用しよう。



Wordで文字の入力のない部分にカーソルを移動する【知っ得!虎の巻】
Wordでは、カーソルは文字の入っている部分にしか移動しない。となると、たとえばちょっと下の方の離れた場所に次の文字を入力したいときには、そこまで改行したりスペースキーを押してカーソルを移動しないといけないわけだ。でも、意外とこれは面倒くさい。もっとパッと操作できないものかと思ったことがある人に、ぜひ教えたいワザがある。


Wordの表に斜めの線を付けたい【知っ得!虎の巻】
表にはよく斜めの線を付けることがある。そこにはデータが入らないということを示すような時だ。Wordでも簡単に表を作成することはできるが、いざ、斜線を付けようとして、どうやっていいか分からず悩んでしまう人も多いだろう。こんな時は[罫線を引く]を利用しよう。


Wordで文字列をサッと移動するワザ【知っ得!虎の巻】
Wordで文書を作成中、ある文字列を移動したい場合、どうしているだろうか? まずは移動する文字列を範囲選択し、それをドラッグして目的の個所でドロップしている人が多いだろう。しかしこのやり方は、移動場所が離れている場合にはやりにくい。かといって、切り取って貼り付けるのもちょっと面倒だ。今回は、そんな時に役立つ便利ワザを紹介する。


Wordに型抜きした写真を貼り付けたい【知っ得!虎の巻】
Wordの文書内には、写真を貼り付けることができる。でも、単に写真の画像データを挿入したのでは、元の画像を編集しない限り、いつも同じ四角形ばかり。ビジネス文書ならこれでもかまわないだろうが、時にはちょっとかわいらしく、ハート型に切り抜いた写真などを入れたいこともあるだろう。そんな時には、「塗りつぶし」を利用しよう。


書式をクリアして文字入力するWordワザ【知っ得!虎の巻】
Wordで見出しのフォントや色、サイズを変更したり、飾りを付けたりしたあとで、続けて本文を入力しようとして、見出しの設定のまま入力されてしまって困ったことがないだろうか。いちいち設定を解除するのは面倒だが、実は簡単な操作で書式をクリアすることができる。


一文だけをパッと選択できるWord便利ワザ【知っ得!虎の巻】
Wordで文書を作成中、あ、この一文は重要だから文字の色を変えておきたいとか、逆にこの一文いらなかったというように、ある一文だけに何か操作をしたい場合がある。しかしいざ範囲選択しようとすると、意外と面倒だったりするものだ。こういうときに、確実にその一文だけをパッと選択することができるワザがある。


Wordで不要になった表は一発で削除する【知っ得!虎の巻】
Wordで作成した表を削除しようとしても、どうやったらいいかわからず、苦労した人はいないだろうか? 範囲指定して[Delete]キーを押しても、中に入っている文字が消えるだけだし、その後罫線を削除して……などとやっていたのでは面倒だ。実はコマンドで、サッと消すことができるので覚えておこう。


表の横にも文字を入れたい! Wordの便利ワザ【知っ得!虎の巻】
表の横の部分に文字を入れることはよくあるはずだ。しかし、Wordで表を作成したときに、文字を入れようとしても入らず、困ったことはないだろうか? 表の外側にカーソルを合わせて入力しても、表内のセルに文字が入力されてしまうのだ。これを回避する方法があるので紹介しよう。


Wordで表サイズを簡単に変更するワザ【知っ得!虎の巻】
Wordでは、表を作成すると行幅いっぱいに表が作成される。しかし作成する表すべてがそれだけの大きさが必要なわけではないだろう。セルの高さや幅を指定して変更することもできるが、実はもっと視覚的に、マウスで表の大きさを変更することができる。


Wordで作成した表を2つに分ける便利ワザ【知っ得!虎の巻】
Wordで表を作成したものの、やっぱりまとめて1つの表にするのではなくて、2つにすべきだったと思ったらどうすればいいだろう。作り直すのは面倒だ。とはいえ、間の罫線を削除しても、見た目だけで全体は1つの表のままだ。こんな時は「表の分割」を使おう。


Wordで表の列幅や行幅をピッタリ微調整する【知っ得!虎の巻】
Wordで表を作成した際、入力する内容によって、列幅や行幅を変えたい場合がある。そんな時、マウスだけで簡単に調整することができる。実際に目で見ながら大きさを変更できるので便利だ。


手紙を書くときに悩む季節の挨拶はWordで簡単入力【知っ得!虎の巻】
手紙や相手先に送る書類を作成しているときなど、冒頭に挨拶文を入れなくてはならない場合がある。挨拶文は、季節によって使う言葉が違ったりするし、もともとあまり日常では使わないため、サッと出てくる人は少ないだろう。Wordでは、そんな挨拶文も簡単に入力する事ができる。 


作りたいのは碁盤目のような表ばかりじゃない! Wordの表を自由自在に編集【知っ得!虎の巻】
Wordでは、簡単な操作で表を挿入することができる。でも作りたいのは碁盤目のような表ばかりとは限らない。1つの項目の下に、2つの内容を入れたい場合だってあるだろう。そんな時、自分で間に罫線を引いてもかまわないが、均等にしたいのであれば、セルを分割してしまおう。 


書式を再利用 手間を省いて見栄えを整えるWordワザ【知っ得!虎の巻】
Wordで文書を作成する際、見出しなどには、文字を大きくしてフォントを変えたり、色を付けたりして他とは違う書式を設定することが多い。見出しは文書中にいくつも出てくるが、そのたびに書式を設定するのでは面倒だし、内容を覚えておくのも大変だ。今回は、書式そのものを登録し、再利用する方法を紹介しよう。 


「見せたくない文字は隠してしまうWordの便利ワザ【知っ得!虎の巻】
たとえば取引先にも提出する書類。ちょっとした覚え書きや注意書きなど、印刷して相手に渡す時には見せたくない情報がある場合がある。入力しておきたいが、印刷されないようにしたい、そんな時は「隠し文字」にしてしまおう。 


目的地にピタリとジャンプするWordの機能【知っ得!虎の巻】
Wordでは、縦スクロールバーの下にジャンプボタンが用意されている。ポンと押すだけで次のページや前のページにジャンプできて便利なのだが、実はこのジャンプする単位、ページだけではないのだ。 


Word文書の見栄えがアップ! クリップアートを透明化して活用【知っ得!虎の巻】
文字だけでは味気ないWord文書も、クリップアートを追加することで見栄えが良くなったりする。しかしクリップアートの背景色が邪魔になって、文書に馴染まないことがある。そんなときには、色を指定して透明にしてしまおう。 


Word書類の余白が空きすぎてカッコ悪いときに調整する方法【知っ得!虎の巻】
Wordで書類を作ったものの、余白が大きくてカッコ悪く感じることがある。あるいは、数行だけ次のページにはみ出してしまうという場合、余白を調整して1枚に収めてみよう。 


Wordのちょっとした区切り線をキーボードだけで引くテクニック【知っ得!虎の巻】
Word文書中に罫線を引くには、[ホーム]タブの[段落]グループにある罫線のアイコンを利用する。しかし、ちょっとした区切り線を引きたいだけなのに、ここから機能を呼び出すのはけっこう面倒に感じる。実は、文書の区切りに罫線を1本引きたいだけならば、キーボードだけでも簡単に引くことができる。 


Wordに入力済みの文字列から素早く罫線表を作る【知っ得!虎の巻】
Wordで罫線表を作る場合、あらかじめ表の内容を入力しておいて、それを元に罫線表を作成する方法がある。列の幅を自動的に文字列の幅に合わせることもできるので非常に便利だ。 


Wordで写真が選択できなくて困った!を回避する方法【知っ得!虎の巻】
Wordに写真や図形など、いろいろなオブジェクトを挿入してたら、下にあるオブジェクトを選択できなくなっちゃった! こんなときも慌てずに。[オブジェクトの選択と表示]ウィンドウを利用すれば、思いのままにオブジェクトを選択できるのだ。 


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Wordでうっかり保存し忘れちゃった文書を取り出す方法【知っ得!虎の巻】


Wordで文書を作成中、保存していなかったのに閉じちゃった、という経験は誰しも1回くらいはあるのではないだろうか。実は場合によっては、消えてしまった文書を復活させることができるのだ。

■知っ得No.464 保存しなかった文書を復活させる
Wordを起動し、[ファイル]タブを表示し、右下の[保存されていない文書の回復]をクリックする(画面1)。
画面1 [ファイル]タブで[保存されていない文書の回復]をクリックする。

[ファイルを開く]ダイアログボックスが開き、回復できるファイルの一覧が表示されるので、目的のファイルを選び、[開く]をクリックする(画面2)。
画面2 一覧から開きたいファイルを選択し、[開く]をクリックする。

文書が読み込まれた。画面の上部に未保存のファイルであることが表示されるので、[名前を付けて保存]をクリックして保存しておこう(画面3)。
画面3 文書が開いたら、[名前を付けて保存]をクリックして、保存しておこう。

これで、もう泣く泣く作成し直す必要もない。ただしこの自動回復用のデータ、初期設定では10分ごとに保存されるようになっている。つまり、作成し始めてから10分たたないうちに閉じてしまった場合は回復はできないし、閉じてしまったその瞬間までのデータが保存されているわけではないので、その点は理解して欲しい。

なお、保存の間隔はオプションで設定できる。[保存]の[次の間隔で自動回復用データを保存する]で、すきな時間に設定しておこう(画面4)。

画面4 オプションで自動保存の間隔を設定できる。

これで、トラブルにおびえることなく、安心して文書の作成に専念できる。

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WordやExcelに挿入した図を驚くほど簡単に編集する【知っ得!虎の巻】


Wordに写真などの図を挿入した場合、サイズの指定やトリミングといった編集は、[図ツール-書式]タブで行う。しかし、編集のたびに、いちいちタブを切り替えるのも面倒な話だ。実はもっと簡単な方法で編集することができるので、紹介しよう。

■知っ得No.440 ミニツールバーを使って図を編集する
編集したい図を右クリックしてコンテキストメニューを表示すると、その側にミニツールバーが表示される(画面1)。
画面1 図を右クリックすると、コンテキストメニューの側にミニツールバーが表示される。

[トリミング]をクリックしてトリミング範囲を指定すれば、図をトリミングすることができる(画面2)。
画面2 [トリミング]をクリックすれば、図をトリミングすることができる。

また、[図形の高さ]に数値を入力して[Enter]キーを押せば(画面3)、図を指定したサイズに変更することも可能だ(画面4)。
画面3 [図の高さ]に数値を入力し、[Enter]キーを押す。

画面4 図が指定したサイズに変更された。

このミニツールバーからは、図を回転したり、図の上下関係を変更するといったこともできる。わざわざ[図ツール-書式]タブに切り替える手間もいらないし、マウスの移動距離も少なくてすむので、オススメだ。

なお、この方法は、Excelで図を挿入した場合にも同様に使えるので、覚えておくといいだろう。

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Wordで原稿用紙のマス目に収まるように文字を書く【知っ得!虎の巻】


文章を原稿用紙で書く必要がある場合でもWordなら簡単だ。原稿用紙のマス目を設定しつつ、文字スタイルなども合わせて設定してくれるため、すぐに書き始めることができる。もちろんマス目も印刷してくれるから、あっという間に原稿ができあがるというわけだ。

■知っ得No.446 原稿用紙設定を利用する
原稿用紙のイメージを表示するため、まずは[ページレイアウト]タブの[原稿用紙設定]を選択する(画面1)。
画面1 [ページレイアウト]タブの[原稿用紙設定]をクリックする。

[スタイル]で、原稿用紙のスタイルを設定する。通常よくあるマス目のある原稿用紙にする場合は、[マス目付き原稿用紙]を選択する。[文字数×行数]や[罫線の色]、[用紙サイズ]、[用紙の向き]などを設定する。他の項目も必要に応じて設定したら、[OK]をクリックする(画面2)。
画面2 スタイルや用紙サイズ、向きなど必要な設定を行い、[OK]をクリックする。

文書にマス目が設定された(画面3)。このまま文字を入力すれば、きちんとマス目の中に文字が入るようになっている。
画面3 文書に原稿用紙のマス目が設定された。

あとはどんどん文章を入力していけば、原稿のできあがりというわけだ。ヘッダーやフッターに作成者の名前を入れるようにしておけば、自分専用の原稿用紙を作成することもできる。オリジナル原稿用紙で、久々に文筆活動もいいのではないだろうか。

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